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Como tornar sua equipe de projetos baseados em dados mais produtiva?

A cada dia que passa é maior a frequência de notícias relacionadas a inovações que se utilizam da análise dados, como é o caso do monitoramento automático de todos os indicadores em relação à atual pandemia do coronavírus, que pode ser feita por qualquer individuo com acesso à internet.

Se trata de uma verdadeira transformação na forma que obtemos informações e interagimos com ela: mais confiável, rápida e visualmente interpretável.

Nesse caso da pandemia, estamos falando informações que facilmente podem ser encontradas na internet, como já citamos em outro post. No entanto, é comum percebermos que no ambiente corporativo a tomada de decisão baseada em dados é mais popular e visivelmente necessária.

Tendo em vista isso, muitas empresas têm buscado desenvolver um time de Business Intelligence internamente e um dos desafios comuns é com relação à sua real produtividade.

Assim, para te ajudar reunimos alguns aprendizados valiosos que obtivemos nos últimos 2 anos realizando projetos baseados em dados e que fez com que o índice de retrabalho da nossa equipe caísse de 50% para 8%.


Esses aprendizados servem para além de uma operação com dados e não necessitam de dois anos para a sua implantação, as mudanças podem ser feitas hoje!


1. Entender bem o contexto e o negócio ajuda a economizar tempo


A principal característica para um projeto baseado em dados, é o baixo grau de incerteza. Isso porque quanto mais precisa e segura for uma informação mais decisões assertivas serão tomadas.

Imagina só, se no relatório financeiro da sua empresa o total de contas à pagar está mais baixo do que o real?


E se uma dessas contas que deixaram de serem pagas for a de uma assinatura de software que todos utilizam?


Quais danos isso pode causar à sua operação?

Portanto, quanto mais direcionado for o tempo de trabalho da sua equipe, maior será o resultado alcançado, menor será o retrabalho e assim, maior será a satisfação de todos os envolvidos naquela entrega.

2. Aplicar metodologias ágeis (SCRUM) pode melhorar o processo


Quebrar os projetos em pequenas atividades e distribuir elas em sprints semanais, com entregas curtas e validações constantes foi uma das maneiras pelo qual conseguimos aumentar drasticamente a produtividade do nosso time e realizar entregas melhores.

Ao fim da sprint, sempre vai existir algo a ser entregue para o usuário e o consequente feedback, permitindo fazer alterações mais rápidas e precisas.

Nesse momento, utilizar técnicas de storytelling de dados são muito uteis para representar exatamente o que se precisa e extrair o máximo de valor dos dados. Contudo, a opinião de quem irá utilizar os dashboards e informações é a forma mais eficaz de adequar o seu projeto a realidade.



3. A gestão da informação é a gestão de um ativo


Situações desafiadoras são comuns, e vão aparecer com uma frequência maior do que o planejado. O que vale lembrar é que provavelmente algum outro time da sua empresa já teve que lidar com uma situação semelhante.

Portanto ter os projetos bem armazenados e identificados é uma ótima forma de poupar tempo e esforço dos seus times caso se deparem com problemas semelhantes. Para isso pode-se utilizar ferramentas como Dropbox ou Google Drive, por exemplo.

4. Antecipar mudanças no escopo


Projetos baseados em dados possuem uma incrível peculiaridade: quanto mais se aprofunda, investiga e analisa, mais oportunidades vão aparecer.

A grande questão é que a sua equipe precisa se antecipar a essas novas mudanças no escopo, priorizar quais devem ser feitas para que não afetem tanto o planejamento inicial, seja em tempo ou complexidade.


5. A autonomia do seu time é a sua autonomia


Crie um time autônomo, o microgerenciamento quase nunca é a melhor opção. Gasta o tempo de todas as partes envolvidas e as pessoas não conseguem andar com as próprias pernas.

Ele tende a gerar um desgaste gigantesco para quem gerencia, além disso impede que as pessoas tenham liberdade para desenvolver um trabalho autêntico, com suas próprias ideias e visões. No longo prazo, isso acarreta a má formação de lideranças e a dependência acima do normal de um só indivíduo.

Para aplicar todos esses aprendizados e tornar o nosso time mais produtivo, utilizamos no nosso dia a dia ferramentas como o Asana que é extremamente útil para gerenciar prazos e tarefas de diferentes times e o Clockify para acompanhar a quantidade de horas dedicada em cada um dos projetos por cada membro da equipe.


Ainda, caso não conheça as metodologias ágeis e necessite se aprofundar um pouco mais recomendamos o livro SCRUM, do Jeff Sutherland que elenca exemplos e princípios práticos de como “fazer o dobro na metade do tempo”.

Todas essas dicas e aprendizados, estão fundamentados no nosso modo de operar hoje. Em muitos casos, não se faz necessário ter uma equipe de B.I. dentro da sua empresa, seja pela dificuldade de achar profissionais no mercado ou pelo know-how necessário para solucionar o problema, assim, o caminho mais adequado seria terceirizar o seu time de B.I. como é o caso das empresas que estão conosco no momento.

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